das Thema Datenschutz ist nicht neu und hat bereits zur Volkszählung 1983 große Wellen geschlagen. Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung, kurz „DSGVO“ hat nun seit 2018 das Thema noch einmal ganz neu in unser Bewusstsein gerückt.
Die meisten von uns sind allerdings nur noch genervt von den vielen Klicks, die es im Internet nun braucht, bevor eine Seite lädt und die vielen Zettel und Formulare, die auch unsere Schule einfordert, bringen einige durcheinander. Daher wollen wir auf diesem Weg noch einmal alle Mitglieder der Schulgemeinschaft über einige grundlegende Themen rund um den Datenschutz informieren.
Kurz und prägnant sind die Regelungen sehr einfach:
Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten und / oder weitergeben wollen, brauchen wir eine rechtliche Grundlage. Dies kann z.B. eine gesetzliche Pflicht, die Erfüllung eines Vertrages, ein berechtigtes Interesse oder aber die Einwilligung der betroffenen Person sein.
Etwas ausführlicher:
Die DSGVO, die all dies nun regelt, ist bereits am 24. Mai 2016 in Kraft getreten – allerdings mit der Einschränkung, dass sie erst ab dem 25. Mai 2018 anzuwenden ist. Man kann also nur schwer sagen, es sei nicht genug Zeit zur Vorbereitung gewesen.
Durch diese DSGVO wird der Datenschutz, dem aus Art. 2 des Grundgesetzes abgeleiteten Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung gewährleistet und die Verarbeitung personenbezogener Daten nach klar definierten Prinzipien geregelt.
Hierbei ist klar hervorzuheben: Wie bei allen Grundrechten gilt auch dieses Grundrecht uneingeschränkt und ohne individuellen Spielraum. Es gibt keinen guten oder schlechten Datenschutz genau so wenig wie es keine gute oder schlechte Meinungsfreiheit gibt und auch das Grundrecht auf Gründung und Betrieb unserer eigenen Schule (Art. 7 GG) von uns kaum infrage gestellt werden würde.
Die DSGVO und die nachrangigen sonstigen Datenschutzvorschriften sehen unterschiedliche Gründe, die die Verarbeitung und / oder Weitergabe personenbezogener Daten rechtfertigen.
Für uns als freie Schule in Nordrhein Westfalen ist neben der DSGVO das Schulgesetz und die Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO-DV I) die wichtigste Grundlage, auf deren Basis wir Ihre und Eure Daten erheben und verarbeiten. Die zweite wichtige Säule, auf die wir uns bei der Verarbeitung personenbezogener Daten stützen ist der Schulvertrag bzw. der Mitgliedsantrag für unserer Vereine. Hier werden bei der Anmeldung bzw. bei dem Antrag auf Mitgliedschaft Daten erhoben und verarbeitet, die wir zur Erfüllung unserer sich aus dem Schulvertrag ergebenden Aufgaben benötigen.
Wichtig ist es dabei, dass wir Sie umfassend informieren und transparent machen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten. Zu den Formularen und Dokumenten rund um die Anmeldung und den Schulvertrag gehört also immer auch eine Information darüber, welche Daten wir zu welchem Zweck erheben, speichern, ggf. weitergeben oder auf sonstige Weise verarbeiten, auf welcher rechtlichen Grundlage wir das tun, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte Sie haben.
Aber warum denn noch so viele andere Formulare?!
Neben den vertraglichen oder gesetzlichen Gründen, gibt es ganz viele Gelegenheiten, bei denen die Verarbeitung personenbezogener Daten nur auf Grundlage Ihrer bzw. Eurer Einwilligung erfolgen darf. Diese muss grundsätzlich freiwillig sein, darf nicht zu Nachzeilen führen und bedarf einer umfassenden Information von Ihnen bzw. Euch als Betroffenen.
Im Laufe der Schulzeit sind daher eine ganze Reihe von Dokumenten auszufüllen:

Vor der Einschulung:
• (Vor-) Anmeldung mit Daten des Kindes und der Erziehungsberechtigten

Zur Einschulung:
• Stammdaten (Adresse, etc.)
• Gesundheitsfragebogen
• E-Mail Adresse und weitere Telefonnummern
• Erstellung einer Klassenliste zur Weitergabe an die Klassengemeinschaft
• Verarbeitung von Fotos und Videos
• Nutzung der IT Systeme (E-Mail Adresse)
• Anmeldung bei der OGS / OT

Im Schulverlauf:
• Datenerhebung für Klassenfahrten (Medizinische Daten / Ernährungs-Informationen)
• Weitergabe von Daten an Bus-Unternehmen (Schüler-Fahrkarte), Jugendherbergen, Schwimmschule, etc…

Zusätzlich verpflichten wir unsere Mitarbeiter*Innen auf das Datengeheimnis oder benötigen eine Einwilligung, wenn wir Kontaktdaten unserer Gremien und Arbeitskreise veröffentlichen wollen oder in einem “Roten Faden” zusammentragen.
Leider kommt es zudem immer wieder vor, dass Informationen von Ihnen und Euch abgefragt werden, die wir bisher nicht strukturiert verarbeitet haben und wenn manche Formulare mehrfach an die Elternschaft geben werden, macht das die Sache auch nicht einfacher. Wir bemühen uns sehr, die Zahl der Formulare zu reduzieren und sind auf der Suche nach IT-Systemen, die es Ihnen und Euch möglich machen, selbst die entsprechenden Daten zu erfassen und die erforderlichen Einwilligungen online zu geben.
Um hier ggf. schneller zu besseren Lösungen zu kommen würden wir uns sehr freuen, wenn sich aus der Elternschaft Freiwillige mit guten MS-Office Kenntnissen melden, die dieses Thema gemeinsam mit dem Schulbüro ausarbeiten und ggf. auch mit technischen Lösungen unterstützen.